職場實用技巧之Word 合併列印

有否想像每月要寄過百封通函與客戶聯絡，當中大部份的內容相同，只是機構、姓名、職位及通訊等資料不同，往日我哋都是直接在Excel或其他的資料庫中複製到Word中，唉...！時間就是這樣浪費了。
















首先，我哋要準備兩個檔案[一、通函.doc]；[二、Excel客戶清單.xls]。

1)先打開Word通函.doc檔案，然後在工具列上的「工具(T)」\「信件與郵件(E)」\「合併列印(M)」。

2) 以Word2003來說，Word會在右方欄開啟一個「合併列印」設定版面。

步驟一：選取文件類型，選取第一個「信件」，然後按「下一步：開始文件」。

步驟二：選取開始文件，由於我哋己經開始了「通函.doc」，所以我哋在這裏選擇「使用目前文件」，接下來按「下一步：選擇收件者」。

步驟三：選擇收件者，由於我哋已經有「客戶清單.xls」了，所以在這裏選擇「使用現有清單」，然後要指定檔案的來源，請點選「瀏覽」來指向「客戶清單.xls」。(看你將客戶清單.xls放在哪，就到那個地方去雙點滑鼠左鍵選取它，由於客戶清單.xls使用的是EXCEL，所以我哋要告訴電腦我哋的清單在哪個工作表裡，這裡我放在第一個工作表，也就是Sheet1$；注意到下方有一個check欄位叫「資料的第一列包含欄標題」，如果你的資料第一列沒有標題，要記得把check拿掉。看一下電腦幫你抓到的清單是否正確？沒問題的話，按「確定」。 設定完成後，你會看到在「使用現有清單」中會出現「目前您的收件者是選取自：在"客戶清單.xls"的[Sheet1$]」，接著按「下一步：寫信」。)

步驟四：我哋也要將視野看到左方的文件內容(通函.doc)，請注意以下的操作! 一開始請你將滑鼠游標點在文件一開始「茲邀請」的後面，並將原有的「【被邀請人名字】」清除掉；然後按下合併列印版面的「其他項目」來插入合併欄位，接著會出現我哋EXCEL清單裡的欄位名稱，在這裡我哋要插入「名稱」這個欄位，選擇「名稱」後，按下「插入(I)」，若操作正確的話，你會看到在「茲邀請」後面會出現「<<名稱>>」這個東西，最後按下「下一步：預覽信件」吧!)

步驟五：預覽信件中你可以按下「<<」及「>>」來切換清單裡的資料，每次所切換的資料，都會即時的在文件中看到將會輸出的結果，最後如果滿意的話，請按「下一步：完成合併」。

3)在最後的步驟我哋做文件的輸出，也就是將已經設定好的「通函.doc」及「客戶清單.xls」合併出另一個我哋想要的結果檔案，在這我將會儲存成「通函-ok.doc」，請按「編輯個別信件」。(接著你可以選擇是要合併所有的記錄到新文件中，還是要指定第幾筆到第幾筆記錄，在這我哋選擇「全部(A)」，最後會依你選擇的結果產生出另外一個新的文件，你可以將此文件另外存其它的檔名)

4)大功告成，你是否也成功了呢？

要注意的是所有合併出來的檔案(通函-ok.doc)在列印時，是不能選擇要列印的頁數，不管怎麼選擇要列印的頁數，最後還是會自動印出所有的頁數，也就是說如果你選擇了要列印頁數2那一張而已，最後還是會將第1到第10都印出來。所以如果你要印單獨的頁數時，請你要將其它的頁數刪除或是將要列印的頁數另外複製出來到另一個檔案，再不然就是用通函-ok.doc再單獨合併出那一筆你想要列印的記錄也可以。